Buchungssystem, Grundsätzliche Überlegungen

Lokale Anwendung, Online-Funktionen

Obwohl Excel eine lokale (hier: Windows-) Anwendung ist, werden mehrere Online-Funktionen in diesem Buchungssystem bereitgestellt:

1. Wird eine Anfrage entfernt entgegengenommen, so kann sie mit dem Anfrageformular per E-Mail an die (lokale) Datenerfassung übermittelt werden. Die Daten sind in der E-Mail so aufbereitet, dass sie mit der Zwischenablage in den Auftrag eingefügt werden können.
2. Belegungsplan: Wird ein Vertrag versendet (Vertrag — E-Mail Vertrag, Rechnung), so entsteht während der Bindefrist dieses Angebots eine neue Belegungssituation. Um diese auch entfernten Geräten zugänglich zu machen, werden mit der Versendung der Buchungsunterlagen die aktuellen, in der folgenden Liste genannten Dateien auf den Webserver geladen.
3. Wenn ein Vertrag nicht angenommen wird (vgl. Bindefrist) oder eine verbindliche Buchung schriftlich storniert, entsteht eine neue Belegungssituation. In diesen Fällen werden mit der Versendung der Buchungsunterlagen die aktuellen, in der folgenden Liste genannten Dateien auf den Webserver geladen.
4. Wird der Zugang eines unterzeichneten Vertrages quittiert (Vertrag — E-Mail Buchungsbestätigung), wird mit Versendung der E-Mail eine HTML-Datei mit den Einzelbuchungsdaten und den bei Anreise zu gebenden Hinweisen erzeugt und auf den Webserver geladen.
5. Wird ein Vertrag storniert, so werden die Auftragsdaten (An- und Abreise) deaktiviert und kommentiert, der Dateiname der Einzelansicht auf dem Webserver wird umbenannt.

Dateien im Jahresverzeichnis des Webservers

Folgende Dateien sind im Jahresverzeichnis des Webservers auf jedem Browser (verfügbare Zugangsdaten vorausgesetzt) als HTML-Dateien abrufbar:

1. _Wechsel
2. _Belegung
3. _Auftrag
4. _Anreise
5. [JJJJMMTT]_Buchung_[000]_[wohnung].htm
6. -[JJJJMMTT]_Stornierung_[000]_[wohnung].htm

Die Dateien werden zu unterschiedlichen Anlässen angelegt bzw. aktualisiert (siehe weiter unten).

Die online verfügbaren Daten dienen der Aussagefähigkeit über freie Wohnungen bei Buchungsanfragen jenseits der lokalen Anwendung sowie der Vorbereitung von Anreisen.

Passwortschutz

Die Arbeitsdaten auf dem Webserver enthalten persönliche und geschäftliche Daten, die vertraulich sind. Deshalb ist ein Passwortschutz eingerichtet. Dieser betrifft das Verzeichnis /customers/f/b/b/urlaubs-insel-usedom.de/httpd.www/BuSys/ bzw. https://urlaubs-insel-usedom.de/BuSys/ und die darunter liegenden Arbeitsdaten in den Jahresverzeichnissen.

Aufgrund der Sicherheitsfunktionen der (Apache-) Webserver sollte außerdem der Verzeichnisname /BuSys/ nicht weitergegeben werden.

Auftrag, Rechnung, Zahlung, Mahnung, Stornierung

Eine Buchungsanfrage oder eine verbindliche Buchung von Booking.com, die in dieses System übernommen wird, führt zur Vergabe einer Auftrags-, Rechnungs- und ggf. Stornierungsabrechnungsnummer. Wird ein Angebot — das auf eine Buchungsanfrage folgt — nicht angenommen, so bleibt die Auftragsnummer dennoch bestehen und kann nicht wiederverwendet werden. Deshalb können unter dieser einheitlichen dreistelligen Nummer auch alle vertragsrelevanten Dokumente gefunden werden.

Es wird (die korrekte Pflege der Bewegungsdaten vorausgesetzt) ein Rechnungsausgangsbuch erzeugt, das der Prüfung durch das Finanzamt dient. Sofern ein Auftrag nicht abgewickelt werden kann, sind hier die Erklärungen für die fehlenden Rechnungsnummern verzeichnet.

Kommunikation

Grundlage einer jeden (E-Mail-) Kommunikation ist das Tabellenblatt Vertrag, da hier alle Informationen über Gast und Auftrag vorliegen. In diesem Tabellenblatt können folgende E-Mails versendet werden:

1. Vertrag, Rechnung, AGB: mit PDF-Anhang, CC an die eigene E-Mail-Adresse
2. Buchungsbestätigung
3. Zahlungsbestätigung
4. Anreisehinweise
5. Zahlungserinnerung/ Mahnung
6. Erinnerung an eine Buchungsanfrage
7. Deaktivierung einer Vormerkung
8. Stornierungsbestätigung
9. Stornoabrechnung: mit PDF-Anhang, CC an die eigene E-Mail-Adresse

Alle E-Mails sind ähnlich strukturiert und möglichst einfach gehalten. Bevor sie versendet werden, werden sie im E-Mail-Programm geöffnet, so dass eine Prüfung und ggf. Korrektur bzw. eine Individualisierung möglich ist.

Auswertungsfunktionen

Das Buchungssystem erlaubt verschiedene, zweckbestimmte Auswertungen:

1. Einzelbuchungsansicht (BuchungEinz): Alle Daten zur gewählten Auftragsnummer werden kompakt angezeigt; zudem werden objektspezifische Anreisehinweise zum Gästeempfang eingeblendet.
2. Belegungswachsel (Wechsel): Sämtliche Wechsel, die die angelegten Aufträge bewirken, werden kalendarisch und nach Wohnungen sortiert angezeigt. Dies dient der Ressourcenplanung der Reinigungskräfte.
3. Reinigungs- und Anreiseplan (Anreise): Nach Angabe eines Startdatums (regelmäßig ein Samstag in der Hauptsaison) werden zu diesem und dem Folgetag alle Abreisen und Anreisen aufgelistet. Die Abreisevorgänge sind verlinkt zu den Einzelbuchungsansichten bestätigter Aufträge.
4. Gesamtbelegungsplan (GesamtBel): Ein Kalendarium über fünf Monate, bei dem der Startmonat (regelmäßig Mai oder Juni) gewählt werden kann, wird angezeigt. Für alle 13 Wohnungen wird die Belegung dargestellt. Konflikte, also Doppelbelegungen werden hervorgehoben und müssen in den Auftragsdaten (vor der Versendung des Vertrages) korrigiert werden.
5. Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA): Umsatzdaten aus diesem System und Kostendaten der Vergangenheit werden in diesem Tabellenblatt zusammengeführt und zur Bestimmung des Betriebsergebnisses, der Einkommensteuer und der Cash-Flow-Balance ausgewertet.

Die Funktionalitäten von Excel erlauben darüber hinaus nahezu unbegrenzte weitere Auswertungen …

Hilfefunktion

In jedem Tabellenblatt befindet sich (zumeist oben rechts) ein ? auf blauem Grund. Mit einem Klick wird der Nutzer auf diese Seite zum entsprechenden Thema geleitet.

Buchungssystem, Benutzung

Buchungssystem öffnen

Excel zeigt unterhalb der Menüleiste ggf. eine Sicherheitswarnung: Inhalte sollen dennoch aktiviert werden.

Warnhinweise

Wesentliche Eingaben werden auf Sinnhaftigkeit und Richtigkeit überprüft. Ergeben sich Widersprüche, so werden die Eingabezellen oder korrespondierende Zellen i. d. R. mit einer roten Füllung (1) oder aber mit roter Schrift (2) markiert. Im ersten Fall muss unbedingt korrigiert werden, im zweiten muss es gute Gründe für diese Eingaben geben!

Eingabefelder

Für Eingaben sind nur blass gelb gefärbte Zellen vorgesehen. Alle anderen Zellen berechnen ihren Inhalt automatisch. Sollte versehentlich eine mit Formeln versehene Zelle gewählt worden sein, muss diese sofort mit Esc verlassen.

Sind in eine solche Zelle bereits Eingaben gemacht worden, Strg + z drücken oder die Datei ohne zu speichern schließen und neu öffnen.

Eingabezellen, die unbedingt als Auswahl ausgefüllt werden müssen, haben eine blassgelbe Füllung und einen dicken Rahmen.

Auswahlen und Aktionen (z. B. E-Mail-Versand) sind mit einem blauen Hintergrund gekennzeichnet.

Stammdaten (Saison)

Im Blatt Saison werden Saisonzeiten, Übernachtungspreise, Endreinigungsgebühr und Wohnungen sowie zahlreiche andere Informationen angelegt. Auch, wenn diese nicht jährlich geändert werden müssen, so sollte die Aktualität (z. B. Link zur Kurtaxen-Satzung) überprüft werden.

Das laufende Jahr, Saisonzeiten, Zahlungsziele und Wohnungen müssen gepflegt sein. Es müssen die Saisonzeiten zum in $B$3 eingetragenen Jahr passen. Um den Jahreswechsel sind Datumswerte jenseits des laufenden Jahres möglich.

Der Tag eines Saisonendes muss gleich dem Starttag der folgenden Saison sein. Alle Zellen der Saisonzeiten müssen ausgefüllt sein. Werden Saisons nicht verwendet, müssen dennoch Datumswerte eingetragen werden. Dies geschieht, indem der erste/letzte Tag der nachfolgenden/vorhergehenden Saison als Start- und Enddatum eingetragen wird.

Ist ein gewähltes Datum ein Wochenende, so wird dies — auch bei Eingabezellen — farblich hervorgehoben.

Für die Speicherung der Verträge/Rechnungen/AGB muss ein aktueller Jahresordner (z. B. \2023\) im Verzeichnis C:\Users\Andreas\Documents\BuSys\ und auf dem Webserver angelegt sein.

Im korrespondierenden Verzeichnis des Webservers müssen .htaccess und 404.htm vorhanden sein.

Textbausteine (Texte)

Um die verschiedenen Texte, die in E-Mails versendet werden, einfacher zu pflegen, sind sie im Batt Texte editierbar.

Dabei darf allerdings die grundsätzliche, durch die Zeilen vorgegebene Struktur nicht verlassen werden!

Die Überschriften in Spalte $A (außer $A$3) sind gleichzeitig die Betreffs der zu erzeugenden E-Mail.

Leerzeichen und Interpunktionszeichen müssen beachtet werden! Textbausteine, die mit einem Leerzeichen beginnen oder enden müssen, sind zur Erinnerung farblich hervorgehoben.

In jedem Block — der zu einer Art von E-Mails gehört — ist eine leere Zeile vorhanden, die zur Erweiterung der Nachricht genutzt werden kann. Der Inhalt dieser Zeile muss dann im jeweiligen VBA-Programm mit Worksheets("Texte").Range("B[…]").Value an passender Stelle eingefügt werden.

Kundendaten (Kunden)

Aus der vormaligen Kundendatenbank wird in Kunden ein Exzerpt aller Stammgäste bereitgehalten.

Diese Teilmenge ist nach Nachnamen alphabetisch sortiert und dient der bequemen Übernahme von Kundendaten mittels der Kopierfunktion in die Auftragsdaten ($B:$I). Dazu muss der Kursor in der Zeile jenes Stammkundens stehen, der in die Auftragstabelle kopiert werden soll. Dabei wird eine geringfügig andere Formatierung verwendet, um solchermaßen übertragene Kontaktdaten erkennbar zu machen. In Bemerkungen wird "Stammgast" eingetragen.

Erweisen sich fürderhin Gäste als Stammgäste, so lohnt es sich, deren Kontaktdaten in die Tabelle Kunden zu übernehmen.

Aufträge/Buchungen (Auftrag)

Entsprechend des Musters werden alle Buchungen zeilenweise erfasst.

Wird eine Anfrage entfernt entgegengenommen, so kann sie mit dem Anfrageformular per E-Mail an die (lokale) Datenerfassung übermittelt werden. Die Daten sind in der E-Mail so aufbereitet, dass sie mit der Zwischenablage in den Auftrag eingefügt werden können (Spalten $B bis $K). Beträgt die übermittelte Zahl der Personen mehr als 2, so kann deren Summe auf die Spalten $K und $M aufgeteilt werden. Zusätzliche Personen werden berechnet, eine (Standard-) Belegung mit 3 Personen wird zum üblichen Übernachtungspreis berechnet. Anhand eventuell übermittelter Vorgaben hinsichtlich von Objekt und Etage muss nun die Wohnung (Spalte $L) ausgewählt werden.

Es können in Spalte $Y Rabatte eingetragen werden. Dabei sind auch negative Rabatte möglich. Diese dienen dem Zweck, z. B. Rundungsabweichungen, die beim Aufaddieren der Provision von Booking.com entstehen, als Aufgeld zu berücksichtigen.

Das System ermittelt die Zahl der Übernachtungen je Saisontyp, den Übernachtungs- und den Gesamtpreis.

Jede Buchung wird automatisch in GesamtBel übernommen. Dort werden allerdings nur die Belegungen gezeigt, die in diesem System erfasst wurden. Buchungen z. B. in Booking.com müssen manuell übertragen werden.

Im Falle der manuellen Übertragung muss hinsichtlich der Kontaktdaten wenigstens der Nachname in Spalte $C ausgefüllt werden. An- und Abreisedatum sowie der Wohnungsname müssen selbstverständlich korrekt ausgefüllt werden.

Um ein Rechnungsausgangsbuch erzeugen zu können, müssen Aufträge immer dann mit festen Bemerkungen in $AB codiert werden, wenn besondere Sachverhalte, wie Booking, Stornierung, Abgelehnt, vorliegen. Dabei spielt die Reihenfolge dieser Schlüsselworte keine Rolle — Groß- und Kleinschreibung allerdings. Wenigstens Stornierung und Abgelehnt werden automatisch eingetragen, wenn von der betreffenden Funktion (Stornierungsbestätigung oder Ablehnung) Gebrauch gemacht wurde.

Es wird (Spalte $O) das Datum, an dem der unterzeichnete Vertrag zugegangen ist, vermerkt. Aus diesem Datum wird nun das Zahlungsziel errechnet. Das Datum, an dem der Vertrag erzeugt und versendet worden ist, wird in Spalte $AJ automatisch eingetragen.

Um Zahlungsverzüge erkennen zu können, müssen Zahlungseingänge in Spalte $Q eingetragen werden.

Mit Newsletter versenden steht eine Massen-E-Mail-Funktion zur Verfügung, die sich der Textbausteine in Texte bedient. Es werden alle E-Mailadressen ausgewählt, zu denen keine Ablehnung unseres Angebotes vorliegt, und die nicht über Booking.com erfolgten. Der so gewonnene Verteiler wird als BCC eingetragen, um dem Datenschutz Genüge zu tun. Nach dem Start dieser Funktion wird eine E-Mail im betreffenden Editor geöffnet, deren Inhalt wie auch Verteiler nun bearbeitet werden können. Mit Senden in diesem Editor wird der Newsletter an den Verteiler versendet.

In folgenden Fällen wird die Auftragstabelle als HTML-Datei auf den Webserver geladen:

1. Versendung eines Angebots (Vertrag, Rechnung, AGB)
2. Bestätigung einer Stornierung
3. Vermerken einer Ablehnung

Das Datum der letzten Änderung wird unterhalb der Tabelle Legende vermerkt.

Buchung Einzelansicht (BuchungEinz)

Im Blatt BuchEinz werden alle Daten zur gewählten Buchung dargestellt. Sie können dort nicht geändert werden.

Die Vormerkung/Buchung kann in Zelle $A$3 mit der Auftragsnummer angewählt werden. Andernfalls wird sie beim Erzeugen der Zahlungsbestätigung in Vertrag entsprechend eingetragen.

Die Einzelansicht dient der abschließenden Prüfung der neu angelegten Buchung auf Richtigkeit. Zudem kann sie inkl. der Erinnerungsliste für die betreffende Anreise ausgedruckt werden. Dabei werden die beim Gästeempfang anzusprechenden Themen objektweise zusammengestellt. Ablehnungen und Stornos werden ausgewiesen.

Falls in den Bemerkungen Ablehnung, Booking oder Storno bzw. Stornierung enthalten ist, wird dies farblich hervorgehoben.

Erfolgen An- oder Abreise nicht an einem Wochenende, wird dies farblich hervorgehoben.

Beim Erzeugen der Zahlungsbestätigung in Vertrag wird die Tabelle BuchungEinz in eine HTML-Datei konvertiert und mit der Dateinamenskonvention [JJJJMMTT]_Buchung_[000]_[wohnung].htm auf den Webserver geladen. Somit sind die Einzelansichten kalendarisch sortiert und dienen in der Verzeichnisübersicht https://urlaubs-insel-usedom.de/BuSys/2023/ gleichzeitig als erster Arbeitsplan.

Wird ein Vertrag storniert, so werden die Auftragsdaten deaktiviert und kommentiert, der Dateiname der Einzelansicht auf dem Webserver wird umbenannt: -[JJJJMMTT]_Stornierung_[000]_[wohnung].htm.

Reinigungs- und Anreiseplan (Anreise)

Es wird ein Reinigungs- und Anreiseplan dargestellt. In $A$3 wird

1. das erste Datum z. B. eines Wochenendes eingegeben — oder
2. der auf den heutigen folgende nächste Samstag automatisch vermerkt (Standard).

Zu diesem und zum folgenden Datum werden alle An- und Abreisen mit Auftragsnummer, Nachname und Bezeichnung der Wohnung aufgelistet. Ein Klick auf den Eintrag öffnet die Einzelansicht der Buchung auf dem Webserver, soweit diese Einzelansicht mit der Zahlungseingangs-Quittung bereits angelegt wurde.

Je nach Anzahl der Anreisen (i. A. auch Reinigungsvorgänge) werden die Eintragungen eingefärbt, um kritische Anzahlen auf den ersten Blick zu signalisieren.

Belegungswechsel (Wechsel)

In den Auftragsdaten (Auftrag) werden in An-, Abreisen und Fewo ($J, $K, $M) nach identischen An- und Abreisedatumswerten einer Wohnung gesucht. Diese werden ohne leere Zellen dazwischen komprimiert und anschließend aufsteigend sortiert.

In das Tabellenblatt Wechsel werden nun die nach Wechseldatum sortierten Daten übernommen.

Diese Liste dient der Vorinformation und Planung der Reinigungskräfte. Sind die An- und Abreisedatumsangaben in Auftrag nicht vollständig, so werden statt der Wechsel etwa 150 Zeilen, gefüllt mit 0 angezeigt. Dies dient als Warnung bzw. Hinweis auf fehlende Eingaben.

Gesamtbelegungsübersicht (GesamtBel)

GesamtBel erlaubt die aggregierte Übersicht der monatsweisen Belegung aller Wohnungen.

Konflikte (Doppelbelegungen) werden als !!! auf rotem Hintergrund dargestellt.

Für die Anzeige der gewünschten Monate, muss in $C$3 (Drop-Down-Menü) der erste Monat gewählt werden.

Um eine möglichst vollständige Übersicht der kritischen Saisonmonate zu erhalten, empfiehlt es sich, die Monate Mai oder Juni als Start-Monat zu wählen. Es werden jeweils die Datumswerte und die Saisontypen angezeigt.

Mit der Versendung von Vertrag, Rechnung und AGB wird die gewählte Belegungsvorschau auf den Webserver geladen.

Falls am Ende eines Blocks Tage des Folgemonats angezeigt werden, sind diese ausgegraut. In den Kalenderzeilen werden Samstage und Sonntage farblich hervorgehoben.

Vertrag, Rechnung, ABG (Vertrag)

In $B$1 wird die Auftrags-/ Buchungsnummer manuell eingetragen, zu der der Vertrag erstellt werden soll.

In $B$2 wird nun die fortlaufende Rechnungsnummer automatisch eingetragen. Die Buchungsdaten werden automatisch in den Vordruck übernommen. Buchungen über Booking.com zeigen keine E-Mail-Adresse!

Nach abschließender Prüfung auf Doppelbelegungen wird der Vordruck mit der Export-Funktion als PDF-Dokument gespeichert. Anschließend kann das eben erzeugte PDF-Dokument per E-Mail mit den entsprechenden Texten an den Gast versendet werden.

In jedem Fall wird die gewählte Ansicht der Belegungen (GesamtBel) sowohl in eine PDF-Datei als auch in eine HTML-Datei umgewandelt und unter den Dateinamen GesamtBel.pdf und GesamtBel.htm in das Verzeichnis (des Webservers) /customers/f/b/b/urlaubs-insel-usedom.de/httpd.www/BuSys/ hochgeladen — denn nun ist eine neue Belegungssituation entstanden.

Dort kann diese Monatsübersicht mit anderen Belegungsplänen (z. B. Booking.com) abgeglichen werden. Das Datum der letzten Änderung wird unterhalb der Tabelle vermerkt.

E-Mail-Versand (im Tabellenblatt Vertrag)

Folgende Dokumente/ Informationen können an den Gast per E-Mail versendet werden:

1. Vertrag, Rechnung und AGB als ein Dokument — E-Mail als reiner Text mit PDF-Dateianhang und CC
2. Buchungsbestätigung — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
3. Zahlungsbestätigung — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
4. Zahlungserinnerung (Mahnung) — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
5. Erinnerung an eine Vormerkung — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
6. Ablehnung einer Vormerkung — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
7. Anreisehinweise — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
8. Stornobestätigung — E-Mail als reiner Text ohne Dateianhang
9. Stornoabrechnung — E-Mail als reiner Text mit PDF-Dateianhang und CC

Im Blatt Texte sind alle Textbausteine definiert und können dort verändert werden (s. o.).

Mahnwesen (im Tabellenblatt Zahlung)

Aus den Auftragsdaten werden alle zahlungsrelevanten Daten in das Blatt Zahlung übernommen:

1. Rechnungsnummer (=Auftragsnummer)
2. Vor- und Nachname, Name der Wohnung
3. Gesamtpreis
4. Vertragsdaten (Vertragsdatum, Datum der Rücksendung, Ende der Bindefrist, Datum einer möglichen Erinnerung, Zahlungsziel, Fälligkeit und Datum einer möglichen Mahnung)
5. Bemerkungen (Rechnungslauf bei Booking.com, Ablehnung oder Stornierung mit Verweis auf die Nummer der Stornierungsabrechnung)

Ist ein Zahlungsziel überschritten und kein Zahlungseingang bislang eingetragen worden, so wird eine Meldung (VERZUG!) gezeigt. In Spalte $M wird anschließend automatisch das Datum der Mahnung vermerkt.

Gemahnt wird natürlich nicht bei Ablehnungen, Stornierungen oder Booking-Verträgen!

Wird in Vertrag die Zahlungsbestätigung versendet, wird zudem eine Übersicht der betreffenden Buchung als HTML-Datei erzeugt und auf den Webserver hochgeladen.

In Spalte $N wird ein Rechnungsausgangsbuch angelegt, das ggf. auf abgelehnte Angebote, Stornierungen und Buchungen über z. B. Booking entsprechend hinweist. Stornierungen enthalten den Verweis auf die Rechnungsnummer (vgl. R[000], S[000]).

Anhand der Bindefrist werden in Spalte $H jene Angebote farblich hervorgehoben, zu denen am heutigen Tag die unterzeichneten Verträge vorliegen müssten, jedoch nicht eingegangen sind. Um jedoch nicht sämtliche Verträge, deren Bindefrist abgelaufen ist, farblich hervorzuheben (und somit eine unübersichtliche Menge Vorgänge jedes Mal zur Prüfung anzuzeigen), werden nur jene Vorgänge markiert,

1. deren Bindefrist vorüber ist und
2. der Ablauf dieser Frist nicht länger als eine Woche (deklariert in Saison!$C$63 zurückliegt.

Innerhalb dieser Frist, also z. B. 7 Tage, sollte es möglich sein, jene offenen Angebote zu prüfen, zu denen Erinnerungs-E-Mails versendet werden sollen oder die als immanente Ablehnung gelöscht werden müssen.

In der Spalte $I wird das Datum einer Erinnerungs-E-Mail automatisch eingetragen. Soweit sich derartige E-Mails verbieten, sind die betreffenden Eingabezellen ausgegraut. Wurde das Datum einer Erinnerungs-E-Mail in Spalte $I vermerkt, erfolgt keine farbliche Hervorhebung.

Wurde im Tabellenblatt Vertrag der Vorgang Ablehnung gewählt, also die Wohnung wieder freigegeben, so werden zu der betreffenden Auftragsnummer im Tabellenblatt Zahlung die Spalten $I bis $L farblich markiert.

Erzeugen einer Erinnerungs-E-Mail (im Tabellenblatt Vertrag)

Im Tabellenblatt Auftrag werden alle überfälligen Vertragsrückläufer farblich markiert. Soll eine Erinnerung versendet werden, so wird die entsprechende Auftragsnummer im Tabellenblatt Vertrag gewählt und die Schaltfläche Erinnerung geklickt. Es wird sodann eine vorformulierte E-Mail angezeigt, die ggf. geändert und dann versendet werden kann.

Deaktivieren der Belegung (im Tabellenblatt Vertrag)

Bleibt auch die Erinnerung erfolglos oder wird von Anfang an eingeschätzt, dass eine Erinnerungs-E-Mail keinen Erfolg bringen wird, so wird die Wohnung mittels Klick auf die Schaltfläche Ablehnung wieder freigegeben. Es entsteht also ebenso wie bei einer Stornierungsbestätigung einen neue Belegungssituation. Dabei wird folgendes vorgenommen:

1. Deaktivieren der An- und Abreisedatumswerte (Erzwingen einer Textformatierung) und farbliche Symbolisierung
2. Einfügen von Kommentaren in die An- und Abreisezellen mit Verweis auf das aktuelle Datum der Deaktivierung
3. Ergänzen des Textes in Bemerkungen, indem das Schlüsselwort Ablehnung dem Text vorangestellt wird.
4. Alle Werte in den Spalten $R:$Z werden von Formeln in feste Werte umgewandelt. Fehlerhafte Daten in BWA werden vermieden, indem Ablehnungen und Stornierungen nicht mit saldiert werden.
5. Tabellenblatt Zahlung: korrespondierende Spalten $I bis $L werden farblich markiert.
6. Konvertieren der Gesamtbelegungsübersicht (GesamtBel) in eine HTML-Datei.
7. Transferieren der Gesamtbelegungsübersicht auf den Webserver.

Stornierungsbestätigung (im Tabellenblatt Vertrag)

Im Tabellenblatt Vertrag wird die betreffende Auftragsnummer eingegeben und mit Klick auf Stornobestätigung eine E-Mail mit den individuellen Daten des Auftrages erzeugt. Voraussetzung ist die schriftliche Stornierung eines Gastes. Die E-Mail wird nach Prüfung an den Gast versendet. Da nunmehr eine neue Belegungssituation entsteht, erfolgen die gleichen Aktionen wie in Ablehnung. Bei der Stornierung werden — im Gegensatz zur Ablehnung — die kaufmännischen Daten in Auftrag zu Null gesetzt, da diese nicht mehr in die Auswertungsfunktionen eingehen.

Der Dateiname der Einzelansicht auf dem Webserver wird umbenannt — der Inhalt der Tabelle bleibt dagegen unverändert. Mit der Änderung des Dateinamens rückt dieser in der Liste der Dateien im Jahresverzeichnis nach unten und wird damit aus der implizit in dieser Verzeichnisübersicht entstehenden Buchungsplanung herausgenommen.

Stornoabrechnung (im Tabellenblatt Storno)

Es werden automatisch die Rechnungsdaten des im Vertrag gewählten Auftrags übernommen.

ACHTUNG: Sind zwischen Rechnung und Abrechnung die Preise geändert worden, müssen die aus Saison übernommenen Preise manuell überschrieben werden! Die Datei darf anschließend nicht gespeichert werden!

Ist eine Zahlung erfolgt, so ist die Zahlungssumme bereits eingetragen.

In die Eingabefelder werden ersatzweise vermietete Übernachtungen nach Saisontyp, ggf. zusätzliche Personen und eventuell gewährte Rabatte eingetragen. Unterhalb einer in Saison definierten Kulanzsumme werden keine Forderungen gestellt.

Mit Klick auf E-Mail Stornierungsbestätigung wird eine E-Mail mit PDF-Anhang generiert und angezeigt. Vor dem Absenden muss die E-Mail nochmals geprüft werden. Ist jedoch der Tag der ursprünglich geplanten Abreise noch nicht erreicht, so erscheint eine Warnmeldung und eine Stornoabrechnung unterbleibt.

Unter der Annahme, dass eine Stornierung zur Zahlung des vertraglich vereinbarten Preises verpflichtet und eine Ersatzvermietung lediglich zu einem Ausgleich gegenüber dem Zurückgetretenen führt, müssten in BWA nur die ersparten Nebenkosten dem Umsatz abgezogen werden. Dem stehen jedoch Einfachheit, nicht unerhebliche Schätzungenauigkeiten, die Wahrscheinlichkeit der Wiedervermietung und die tatsächlich ersparten Nebenkosten entgegen.

Newsletter

Das Tabellenblatt Auftrag besitzt im Tabellenkopf eine Schaltfläche Newsletter versenden. Mit Hilfe der in Texte angelegten Textbausteine (Zeilen $79 bis $86 wird eine E-Mail erzeugt, die an alle Gäste, die nicht

1. über Booking.com gebucht haben oder
2. das Angebot abgelehnt haben

in BCC gesendet wird. Im E-Mail-Editor können Änderungen an den Texten und Adressaten vorgenommen werden. Von dieser Funktion sollte äußerst sparsam Gebrauch gemacht werden.

Betriebswirtschaftliche Auswertung (im Tabellenblatt BWA)

Aus den Auftragsdaten werden bezüglich dieses Systems interne Umsätze summiert.

In die Zellen $B$10:$B$21 werden die monatlichen Abrechnungsdaten von Booking.com eingegeben.

Die betrieblichen Kosten werden manuell aus der Buchhaltung übernommen. In Spalte $A werden die Kategorien erfasst, nach denen für beide Betriebe die Einzelpositionen erfasst werden. Verschiedene AfAs und weitere Kosten werden nur anteilig zur Bestimmung der Vermögensmehrung oder -minderung angesetzt ($E$49).

Weil die Kosten nur aus der Vergangenheit bekannt sind, bedürfen sie einer Inflationierung, die jedoch nur pauschal angenommen wird. Da die Vergangenheitsdaten verschieden alt sind, werden in $B$65 und $E$44 Schätzungen der Inflation eingetragen.

Neues Jahr anlegen

Das Buchungssystem selbst (diese Datei) wird gesichert: anderer Dateiname und/oder anderes Verzeichnis.

Das Verzeichnis C:\Users\Andreas\Documents\BuSys\[JJJJ] muss angelegt werden. Darin enthalten müssen sein (einfach aus \2023\ kopieren): .htaccess, 404.htm, index.css.

Auf dem Webserver muss /customers/f/b/b/urlaubs-insel-usedom.de/httpd.www/BuSys/[JJJJ]/ angelegt werden.

Entweder werden die genannten drei Dateien aus \2023\ in das neue Verzeichnis hochgeladen, oder sie sind bereits lokal in das neue Jahresverzeichnis kopiert worden und werden daraus hochgeladen.

In Saison werden nun wenigstens das aktuelle Jahr und die entsprechenden Saisonzeiten aktualisiert.

Nun wird das Buchungssystem von den Auftragsdaten und von den Datumswerten der Mahnungen gesäubert. Dabei dürfen nur Eingabezellen (s. o.) bearbeitet werden! In Auftrag müssen zudem jene Formatierungen entfernt werden, die vom Kopieren der Kontaktdaten von Stammgästen herrühren (Spalten $B:$I). Außerdem müssen Formatierungen (graue Schrift, Datum als Text) und Kommentierungen in $J;$K entfernt werden.

1. Auftrag: $B:$O;$Q;$Y;$AB
2. Zahlung: $I;$J;$M

Graue Hintergrundfarben von Zellen in Spalten $I:$M der Tabelle Zahlung werden auf keine Farbe zurückgesetzt. Da die Routine BelegungEntf im Falle von Ablehnungen und Stornierungen bedingte Formatierungen in den Spalten $H;$L entfernt, müssen diese wieder für alle betreffenden Zellen eingerichtet werden (vgl. Kommentar zu $H$5;$L$5).

Es empfiehlt sich, die Daten in BWA zu aktualisieren bzw. kritisch zu prüfen.

Datensicherung und -rücksicherung (in der Datei sicherung.xlsm)

In einem Betriebssystem (z. B. Windows) werden geöffnete Dateien gegenüber anderer Verwendung gesperrt. So lässt sich eine Datensicherung auf einen entfernten Server bei geöffnetem Buchungssystem nicht vornehmen. Es muss also die Datei buchungssystem.xlsm geschlossen und die Datei sicherung.xlsm geöffnet werden.

Mittels der Schaltfläche Buchungssystem: Sicherung erfolgt eine Übertragung des Buchungssystems auf den Webserver. Buchungssystem: Rücksicherung kopiert eine Sicherungsversion auf dem Webserver zurück in das lokale Verzeichnis.

Wird ein neuer (oder anderweitig ersetzender) PC mit dem Buchungssystem versehen, kann eine Rücksicherung nur erfolgen, wenn die ausführbare Datei pscp.exe im Verzeichnis C:\Program Files\Putty\ vorhanden ist!